Opportunité d'emploi : Gestionnaire de bureau/adjoint∙e de direction

Le Bureau de l’ombudsman et commissaire aux divulgations dans l’intérêt public est à la recherche de candidatures pour le poste de gestionnaire de bureau ou d’adjointe ou adjoint de direction.

Aperçu

Relevant directement de l’ombudsman et commissaire aux divulgations dans l’intérêt public, la ou le gestionnaire de bureau joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement du Bureau en assurant un soutien confidentiel à la direction et sur le plan administratif, en gérant les systèmes et les processus opérationnels et en agissant comme principal point de contact auprès du public et des parties prenantes. La personne retenue fait preuve d’un jugement exceptionnel, de discrétion et d’intégrité dans la gestion de renseignements sensibles, la coordination de priorités concurrentes et la supervision des fonctions du Bureau relatives à la gestion de cas, à la gestion de documents, à l’administration financière et à la production de rapports, dans un environnement professionnel axé sur le service.

Compétences et expérience

La personne idéale est une professionnelle ou un professionnel motivé, minutieux et engagé envers l’excellence du service public qui possède de solides compétences administratives, organisationnelles et interpersonnelles. La personne retenue doit posséder les qualités suivantes :

• Diplôme d’études postsecondaires en administration de bureau ou en assistance de direction, ou grade universitaire; formation connexe en gestion de documents, en résolution de conflits, en premiers soins psychologiques, en systèmes de gestion de cas ou dans un domaine semblable considérée comme un atout
• Au moins cinq années d’expérience dans des fonctions comportant des responsabilités administratives ou de soutien à la direction croissantes
• Entregent et excellentes aptitudes en communication et en organisation, ainsi que capacité à travailler sans supervision, à gérer des priorités concurrentes et à établir des relations efficaces avec diverses parties prenantes
• Connaissance des structures gouvernementales et du fonctionnement du secteur public
• Expérience en administration financière, en gestion de documents et de l’information ainsi qu’en préparation de rapports statistiques, opérationnels et sur le rendement
• Maîtrise de Microsoft 365, d’Oracle, d’Adobe Pro ainsi que de systèmes de gestion de documents électroniques et de systèmes de gestion de cas
• Capacité démontrée à traiter des renseignements sensibles et confidentiels avec jugement, professionnalisme, intégrité et discrétion
• Approche proactive de la résolution de problèmes et engagement envers l’amélioration continue

Principales responsabilités

• Fournir un soutien administratif et à la direction à l’ombudsman et commissaire aux divulgations dans l’intérêt public ainsi qu’au personnel du Bureau
• Agir comme principal point de contact auprès du public en fournissant des renseignements, des aiguillages et du soutien relativement au mandat et aux services du Bureau
• Coordonner les activités administratives du Bureau, notamment la correspondance, les calendriers, les réunions, les déplacements et les projets spéciaux
• Gérer les fonctions financières et administratives, y compris l’établissement du budget, le suivi des dépenses, le traitement des factures et la préparation de rapports financiers
• Administrer le système de gestion de cas du Bureau et préparer des rapports opérationnels, statistiques et sur le rendement
• Assurer l’administration du programme de gestion de documents du Bureau et veiller à la gestion efficace de ses actifs informationnels
• Coordonner les technologies de l’information, l’administration du site Web, les services de traduction, les ressources du Bureau et les relations avec les fournisseurs
• Assurer la liaison avec le Bureau de l’Assemblée législative, les ministères et organismes gouvernementaux, les organismes communautaires et les autres parties prenantes
• Appuyer les initiatives stratégiques, les activités de communication et les projets qui contribuent à la concrétisation du mandat et des objectifs du Bureau
• Soumettre une vérification du casier judiciaire et de l’aptitude à travailler auprès de personnes vulnérables.

Rémunération

Échelle salariale : De 33,64 $ à 39,40 $ l’heure (niveau exclu 13), de 65 598,00 $ à 76 830,00 $ par année.

Poste exclu à temps plein.

Remarque : Veuillez vous assurer que votre candidature démontre clairement que vous possédez l’expérience et les qualités requises, puisque la présélection des candidatures se fait selon l’information fournie. Nous remercions toutes les personnes se portant candidates; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.